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ALPHA ERP Central de Ajuda

Primeiros passos - do cadastro à primeira venda

Roteiro do primeiro dia com o ALPHA ERP - configurar a empresa e os usuários, cadastrar produtos, dar entrada no estoque e fazer a primeira venda no caixa.

Atualizado na versão 1.0.0.19.17

Este roteiro leva a loja da instalação até a primeira venda. Siga na ordem: cada etapa usa o que foi feito na anterior. Quem faz as etapas 1 a 5 é o gerente ou o dono (no Gerencial); as etapas 6 a 8 envolvem o estoque e o caixa.

Antes de começar#

1. Primeiro acesso e senha do administrador#

  1. Abra o Nascente Gerencial e entre com o usuário de primeiro acesso mostrado no fim da instalação do servidor.
  2. Em Administração → Usuários, clique em Editar no administrador e cadastre uma senha nova (veja Esqueci a senha).

2. Dados da empresa#

Em Administração → Empresa, preencha CNPJ (o botão Buscar CNPJ na Receita ajuda), razão social, nome fantasia, inscrição estadual, telefone e endereço (com o código do município do IBGE, usado nas notas). Clique em Salvar. O nome fantasia aparece no login dos programas; o PDV usa os dados novos no próximo login. Veja Dados da empresa.

3. Pessoas: usuários, permissões e vendedores#

  1. Administração → Permissões: confira os grupos (por exemplo, caixa, gerente) e o que cada um pode fazer.
  2. Administração → Usuários → + Novo usuário: um usuário para cada pessoa que vai entrar no sistema (cada operador de caixa com o seu login), no grupo certo. Veja Cadastrar e editar usuários e Grupos de permissão.
  3. Cadastros → Vendedores: cadastre as vendedoras. O número (ID) de cada uma é o que o caixa digita ao finalizar a venda (Cadastrar vendedores).

4. Formas de pagamento e configurações da loja#

  1. Financeiro → Formas de pagamento: confira dinheiro, cartões, Pix, crediário etc. (Formas de pagamento).
  2. Administração → Configurações: parâmetros que valem para todos os caixas — Limite de desconto sem liberação (%), Permitir vender com estoque negativo, Fechamento de caixa às cegas, multa, juros e carência do crediário e o prazo de devolução do condicional. O PDV pega as mudanças no próximo login (Configurações gerais).

5. Fiscal (para emitir NFC-e e NF-e)#

Em Fiscal → Configurações fiscais: envie o certificado digital A1 (arquivo .pfx e senha), informe o CSC da NFC-e e a numeração das notas. Comece em homologação (ambiente de teste da SEFAZ), se o contador ou o suporte orientar. Veja Configurações fiscais da NFC-e.

Enquanto a emissão de NFC-e não estiver ligada e configurada no servidor, as vendas saem como DAV (documento auxiliar, sem valor fiscal).

6. Produtos e estoque (Gestão de Estoque)#

  1. Abra a Gestão de Estoque no computador do escritório e ative o terminal (veja Ativar este terminal).
  2. O jeito mais rápido de cadastrar e já colocar estoque é dar entrada pela nota do fornecedor: em Notas de entrada, Importar XML (F3), ligue cada item a um produto (novo ou existente), monte a grade (cor × tamanho), confira os preços e Confirmar nota (F9). Veja Importar nota pelo XML e Produto com grade.
  3. Produtos sem nota: em Estoque, Novo produto (F2), e depois Ajustar estoque (F6).
  4. Imprima as etiquetas com código de barras (F7) — veja Imprimir etiquetas.

7. Preparar cada caixa (PDV)#

  1. Abra o PDV em cada caixa e ative o terminal com o login de quem tem Acessar Configurações.
  2. Na tela de entrada, confira a linha IP:porta · Caixa N · versão — cada caixa com um número diferente.
  3. Em Configurar Servidor (F12), aba Impressão, escolha a impressora de cupom e clique em Imprimir Cupom de Teste (Configurar as impressoras do PDV).
  4. Entre com o usuário do operador.
  5. Fundo de troco: no ALPHA ERP não existe "abrir o caixa". Para registrar o dinheiro que começou na gaveta, vá em Caixa (F8) e lance um Suprimento (F7). Veja Abrir e fechar o caixa.

8. Primeira venda#

  1. Na tela de venda, bipe o código de barras da peça (ou digite parte do nome e escolha com ↑ ↓ + Enter).
  2. Para escolher o cliente, F2. Para CPF na nota, F7.
  3. Confira se a venda sai com NFC-e ou DAV (logo da NFC-e no topo; CtrlF troca).
  4. Tecle F3 para finalizar: escolha a vendedora (digite o número e Enter).
  5. No pagamento, escolha a forma (↑ ↓), digite o valor, Enter para lançar e F9 para Confirmar pagamento.
  6. Responda se quer imprimir o cupom.
  7. Confira a venda no Gerencial, em Vendas.

Detalhes em Lançar produtos na venda e Finalizar a venda e receber o pagamento.

9. No fim do dia#

  1. Caixa (F8) → Fechar caixa (F10): conte a gaveta e informe o valor de cada forma de pagamento.
  2. O gerente confere os fechamentos no Gerencial (Financeiro → Fechamentos de caixa, veja Fechamentos de caixa).
  3. Confira de vez em quando Administração → Backup ("Backup em dia.").

Veja também#

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